Je eerste offerte voor een Joomla project: zo doe je dat

Je weet hoe Joomla werkt. Je kunt een website inrichten, templates wijzigen en componenten installeren en aanpassen, en misschien zelfs zelf plugins of extensies bouwen.
In je netwerk heb je verteld dat je als ondernemer aan de slag gaat. Nu heeft een neef van een vriend je aanbevolen bij de oom van een buurman. En hij wil een offerte voor een website! Help, wat nu? Geen paniek, gewoon doorlezen.

Het woord galmt in je hoofd en de angst stroomt door je lichaam: offerte, offerte, offerte..., Vanwaar die angst, wat houdt je tegen? Is het dat…

• je weet niet hoeveel je moet vragen?
• je weet niet hoe je je geld moet gaan ontvangen?
• je weet niet wat er in een offerte moet komen te staan?

Luister niet naar die stem in je hoofd. Wij wisten geen van allen de eerste keer precies wat we deden.

Er zijn twee dingen die je moet weten voor je begint aan je eerste offerte.

1: De meeste klanten weten niet hoe ze een website moeten bouwen

Daarom vragen ze jou om hulp. Realiseer je dus dat je kennis en werk waardevol is.
Een klant heeft wel eens tegen mij gezegd: “Ik geef je al alle middelen om de site te bouwen. Ik neem hosting bij je af, heb mijn domein bij je geregistreerd en betaal voor de template die we gekozen hebben. En Joomla is gratis. Waarom is het bouwen van een site dan zo duur?”

Vertel dat een aannemer: “Ik heb je een schep gegeven, de stenen betaald, het cement ligt klaar, waarom is het zo duur om een huis te bouwen?” Misschien kan hij erom lachen, maar waarschijnlijk stelt-ie voor om het dan maar zelf te doen.

2: De meeste website-klanten zouden geen diploma in computeren nodig moeten hebben om te snappen wat jij doet.

Overlaad je klant niet met technische termen en jargon. Wees helder, praktisch en luister goed naar de klant. Op die manier kun je je inleven in de klant en begrijpt de klant wat jij zegt. Als dat lukt ben je al halverwege het maken van een deal.

De fases van het ontwikkelen van een website

Het ontwikkelen van een website kan verdeeld worden in de volgende fases:
• Analyse
• Ontwerp
• Ontwikkeling
• Implementatie
• Onderhoud

Met al deze fases moet je rekening houden bij het maken van je offerte. Dit artikel focust op de analyse, want die is cruciaal om al het andere succesvol uit te voeren.

Klantgesprek

Ik ben gefascineerd door dit soort telefoontjes:
“Hallo, Johan heeft je aanbevolen. We hebben een website nodig en we willen weten wat dat gaat kosten. Wat vraag je voor het maken van een website?”

Het eerste wat je moet doen, of beter wat je niet moet doen is een prijs noemen, zelfs geen schatting. De meeste klanten zien geen verschil tussen een informatieve website, een webshop of een blog. Laat staan dat ze snappen hoe complex dit soort sites al dan niet zijn. Leg op een rustige en vriendelijke manier uit dat jij, om hun wensen en ideeën goed te begrijpen en dus een goede prijs te kunnen noemen, eerst een keer bij elkaar wilt komen.

Maak een afspraak op een locatie waar de klant zich op zijn gemak voelt en waar jij je kan focussen om wat de klant nodig heeft. Dat kan bij jou op kantoor zijn, bij de klant, of aan de keukentafel. Ook een café kan een prima locatie zijn. Begin het gesprek met de vraag wat ze voor ogen hebben. Luister en maak aantekeningen. Laat de klant weten dat je hun pijnpunten begrijpt en identificeer je met ze. Je lichaamstaal is hierbij heel belangrijk.

Als ze een beeld geschetst hebben van wat ze willen ga je hier dieper op in door vragen te stellen. Over het algemeen weet een klant wel dat hij een website wil, maar niet precies wat er allemaal op moet komen. Door vragen te stellen kom je er achter wat ze wel en niet willen en kun je een analyse maken van wat ze nodig hebben. Vraag ook naar achtergrondinformatie die je nodig hebt bij je analyse.

Een aantal belangrijke vragen:
• Hoe ziet je markt eruit?
• Wie zijn je concurrenten?
• Ken je concurrerende websites?
• Heb je al een domeinnaam geregistreerd of heb je hier hulp bij nodig?
• Heb je al een hostingpartij?
• Heb je bij meerdere partijen een offerte opgevraagd?
• Is er een budget voor het project?
• Hoe lang moet de site in de lucht blijven (tijdelijk of permanent)?
• Zijn er medewerkers die de website moeten/kunnen gaan onderhouden en getraind moeten worden?
• Hoe frequent zal de site aangepast worden?
• Leveren jullie de content voor de site (teksten en afbeeldingen) of moet hiervoor een post worden opgenomen in de offerte?

Ongetwijfeld bedenk je zelf nog veel meer vragen voor of tijdens het gesprek. Wees in ieder geval niet bang om vragen te stellen. Ga niet te diep in op de andere fases voor je de opdracht binnen hebt. Te veel vragen kan de klant al uitputten voor het gesprek is afgelopen.

Leg tijdens het gesprek ook uit dat je een offerte maakt voor het maken van een website voorzien van een zeer flexibel en makkelijk te gebruiken content managementsysteem. Dat de klant zelf zijn site kan beheren zonder dat daar uitgebreide training voor nodig is en dat, indien nodig, iedere ontwikkelaar met kennis van de software hem kan helpen.
Je kunt de naam van het CMS noemen (Joomla! natuurlijk), maar dit kan ook tegen je werken. Je kunt dan in de situatie komen dat je moet beargumenteren waarom je voor dit CMS kiest.

Als je moet uitleggen hoe Joomla werkt en je wilt hier wat handvatten voor, bekijk dan eens het tweedelige artikel ‘Explaining Joomla to non-technologists’ (Engels) op de magazine.joomla.org website. https://magazine.joomla.org/all-issues/november-2013/explaining-joomla-for-non-technologists-part-i

Als je al ervaring hebt met eerdere projecten kan het zijn dat je nu al een idee hebt over de prijs. Noem deze nog niet! Als het echt moet ga dan in ieder geval hoger zitten. Geef aan dat je hun wensen zorgvuldig gaat analyseren en met een gedetailleerde offerte komt.

Het maken van de offerte

Hoe uitgebreid moet je offerte zijn? Zo uitgebreid als nodig. Altijd gebaseerd op de informatie die je hebt ontvangen tijdens het gesprek.
Het is belangrijk dat je zelfs de kleinste details meeneemt. Leg duidelijk vast wat je gaat doen en wat de site straks kan. De offerte moet voor de klant makkelijk te begrijpen zijn. Voorkom technische termen zo veel mogelijk. Waar je er niet onderuit kan: licht ze toe.

Presentatie

Zorg dat je offerte er goed uitziet. Je kunt je offerte als PDF meesturen met een e-mail, printen en per post verzenden, maar er zijn ook andere manieren zoals slides, of soms zelfs een interactieve onlinepresentatie. Wat je kiest hangt af van jouw persoonlijke voorkeur, die van de klant en mogelijk het project.

1. Doel

Begin met een korte omschrijving van het project. Dit omvat een stukje achtergrond van het bedrijf en het belang van het project:
“… de website zal zorgen voor een verhoging van de verkopen (...), het zal de interactie met klanten verbeteren (…), het doet dienst als een zakelijke brochure…”

Hou het beknopt.

2. Omvang van het project

In dit gedeelte moet je heel grondig zijn. Hier omschrijf je punt voor punt waar jouw werk uit zal bestaan.
• Probeer niet te technisch te zijn, maar laat niets achterwege.
• Specificeer alles gerelateerd aan de website, de componenten, hoe ze werken etc.
• Maak een lijst van het verwachte resultaat zodat de klant weet wat hij kan verwachten en kan controleren of jij je aan de afspraak hebt gehouden als het project wordt opgeleverd. Voorbeeld:
De website zal de volgende onderdelen bevatten:
• Home. Deze bestaat uit een welkomstscherm, een registratieformulier een afbeelding (…)
• Diensten. Hier wordt een lijst met diensten getoond (…)
• Contact. Hier komt het adres, telefoonnummer en een contactformulier met de volgende velden (…)

Een aantal belangrijke punten om te specificeren zijn:
• functionaliteit
• presentatie
• domein
• kleuren, lettertypes, grafisch ontwerp, als hier specifieke voorwaarden voor zijn zoals huisstijl

Je kunt eventueel diagrammen of schetsen opnemen.

Maak ook een lijst met wat de site niet zal kunnen en optionele functies of dingen die later toegevoegd kunnen worden.

3. Werkvoorstel (planning)

Leg een werkwijze vast. Dit zijn de stappen die je gaat uitvoeren (de fases). Als het kan neem je mijlpalen op (grafisch ontwerp, informatie verzamelen, testversie), inclusief verwachte data. Wees niet te gedetailleerd, maar geef de klant een idee van hoe het project zal verlopen. Wanneer ze akkoord gaan met je offerte krijgen ze een gedetailleerdere planning met definitieve data, tijden en wie betrokken en verantwoordelijk is voor iedere fase.

4. Prijsopgave

Om een goede prijs te bepalen kun je op een aantal manieren te werk gaan of een combinatie gebruiken.

1. Bepaal je uurtarief en vermenigvuldig dit met het aantal uren dat je denkt nodig te hebben voor het project. Hier vind je een calculator die je helpt bij het bepalen van je uurtarief: https://www.calculadorafreela.com/en/

2. Je kunt ook bepalen wat de waarde is van de website als deze eenmaal klaar is en je prijs hierop baseren. Zo kun je meer vragen voor een webshop die waarschijnlijk tonnen omzet op gaat leveren dan voor een webshop die wat bescheidener is.

Vergeet in dit deel van de offerte ook niet op te nemen wat de totale kosten zijn en wanneer er wat betaald moet worden.
Voorbeeld:
“De totale kosten zullen € 1.500, - (vijftienhonderd euro) bedragen, te betalen in 3 delen: 50% vooraf, 30% als de site gepubliceerd wordt en 20% na afronding van de training.”

5. Voorwaarden

Vergeet niet te verwijzen naar je voorwaarden en neem de belangrijkste voorwaarden op in je offerte. Vermeld of de prijs in- of exclusief BTW is, hoe er betaald moet worden en wat de betaaltermijn is.

6. Afronden van het document

Sluit de offerte af door nog een keer te benadrukken hoe belangrijk je het project vindt en laat de klant weten dat je het enorm zou waarderen als jullie kunnen samen werken.

Tot slot

Het maken van een offerte is niet eenvoudig. Een goede offerte laat de klant weten dat je echt geïnteresseerd bent in het project, dat je zijn probleem echt begrijpt en vooral ook dat je een oplossing hebt. Het geeft de klant ook een idee van je professionaliteit en toewijding.

Niet alle klanten zitten te wachten op zo’n uitgebreide offerte. Er zijn ook klanten die alleen een korte toelichting en een prijs willen weten. Dit zijn de moeilijkste klanten omdat je ze met bijna niets moet overtuigen voor jou te kiezen (eigenlijk alleen je prijs). Al doende leer je deze te herkennen en hoe je het best met ze om kan gaan. Voor hen is een website vaak een luxe of juist een verplichting en ze zijn niet echt betrokken bij het project. Probeer hen het belang en het voordeel van een goede website voor hen in te laten zien, maar stop er niet te veel energie in.

We hebben natuurlijk niet alles besproken in dit artikel. Dit is slechts een voorbeeld van hoe je het kunt aan pakken. Je moet altijd je eigen manier vinden die het best bij jou en jouw klanten past.

Hier zijn nog een paar tips:
• Maak een offertesjabloon. De volgende keer neemt het maken van een offerte minder tijd in beslag.
• Maak een gesprekssjabloon zodat je weet wat je moet vragen en niets vergeet.
• Bereken je kosten per uur en hou ze goed bij.
• Werk met pakketjes zodat je je offerte sneller kunt samenstellen. Bijvoorbeeld: installatie Joomla 1 uur, installatie template 1 uur, volledig artikel plaatsen 0,5 uur, een webshop met 3 producten 3 uur etc.
• Creëer een standaard werkplanning die alle fases van het project omvat.
• Maak sjablonen en formulieren voor het ontvangen van informatie van je klanten.
• Maak een checklist voor alle details zodat je niets mist wanneer je een project ontwikkelt.
• Ga er nooit van uit dat een klant iets begrepen heeft. Wanneer het is vastgelegd is er geen ruimte voor twijfel.
• Geef een klant altijd een deadline voor het accepteren van je offerte.

Ik hoop dat dit artikel je kan helpen bij het maken van je offertes en dat het je helpt de basis te leggen voor een succesvol bedrijf.

Als je wilt weten hoe je grote projecten kunt aanpakken met Joomla, dan adviseer ik je dit artikel. How to approach big projects with Joomla (July 2013) (Engels) https://bit.ly/3crq5CZ

Dit artikel is een vrije bewerking van het artikel “Your first project proposal? Do not worry!” van Patrick Jackson op magazine.joomla.org https://magazine.joomla.org/all-issues/july-2020/your-first-project-proposal-do-not-worry

Vertaling Rachel Walraven.